送別会の案内のメールはどう送る?テンプレートや、本人宛はどうするの?

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送別会の季節になると、幹事さんは大変ですよね。

 

その送別会の内容や相手、また参加する人にも配慮が必要ですし、
それに基づいた案内を出す必要があります。

 

なかなか機会のあるものでもないため、慣れている人も少ないかも
しれません。

 

例えば今回が初めての幹事さんなどに向けて、送別会などの案内を
メールで作るにはどんなことに注意する必要があるのかをまとめ
ましたので、ご参考にしてみてくださいね。

 

 

 

 

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送別会の案内のメールはどう作れば良いの?

 

まずは基本的に、ビジネス上のメールというカテゴリーで作ると
いうことを前提にしましょう。

 

社内行事ということで、たとえざっくばらんな会になるような場合
であっても、社内的な伝達の域を超えるべきではありません。

 

ワード文書のファイルを添付するという形が良いですが、添付ファイル
の扱いが会社などで異なると思いますので、そこは開封側が手間に
ならない方法がベストでしょう。

 

とにかくわかりやすく、要件の伝わりやすい構成を心がけて下さい。

 

まず件名は、「○○さんの送別会について」とか、「○○部送別会」
などという書き方で、件名から内容のわかるものにしましょう。

 

本文で抑えるべき内容は以下のとおりです。

 

①誰の移動、退職なのか。
②触れられる範囲で、その事情。
③送別会開催についての挨拶、幹事の自己紹介、参加のご案内、日時と場所
④会費や注意事項など
⑤出欠席についての期限や返信の仕方など

 

ポイントとしては、あまり長くなり過ぎないこと。

 

簡潔に、箇条書きで大丈夫です。

 

そして、ccで送るよりはbccにしたほうがメールそのものがスマートになり
ます。社内的に慣習となっているようであれば、「bccにて失礼致します」
などと付けた方が良いかもしれません。

 

最後に署名も忘れずに。

 

 

 

 

送別会の案内のテンプレートをご紹介

 

これらに基づいたテンプレートをご紹介します。

 

もちろん、詳細は合ったものにご変更して使用してくださいね。

 

 

 

○○課員 各位

                             平成○○年○月○日
                              幹事 ○○○○
                              内線 (0000)

             ○○課長送別会のご案内

 

この度、○○課長が○○支店にご栄転なさることとなり、○月○日付けにて○○支店
に異動されることとなりました。
つきましては、○○課長のご栄転を祝し、今までの御礼と今後益々のご活躍を祈念し
ささやかながら送別会を開催致します。

日程などの詳細は以下の通りとなっておりますので、皆様是非ご参加頂きたく、ここ
にご連絡差し上げます。
参加することの出来る方は、○月○日までにこのメールにご返信いただきたく思いま
す。

 

                    記

 

日時  :  ○月○日  午後○時より
場所  :  割烹料理 ○○
       住所 ○○市○○○丁目○○ (○○ビル1F)
       電話 000ー000ー0000
       URL ○○○○○○○○○○.com
会費  :  ○○○○円

 

 

 

 

 

こちらが基本です。
例えば定年退職などの場合は挨拶文の内容を

 

「この度、○○課長が定年を迎えられ、○月○日をもって退職されます。
つきましては、○○課長のこれまでのご功労に敬意と感謝の意をお伝え
し、退職後のご健勝とご活躍を祈念致しまして、下記のとおり送別会を
開催させていただきたく、ご連絡差し上げた所存です。」

 

などと変更します。

 

 

 

 

送別会の案内について、本人には?

 

ご本人に送別会開催について伝える際に注意するべきなのは、まず第一に
名前を間違えないこと。

 

これは当然ですが、やってしまうとこれほど失礼なことはありません。
特に幹事さんが送別される人との関係性が薄くなるとこうなりがちですので
いつもに増して注意が必要です。

 

あくまでも主賓なわけですから、案内の内容にもそこはしっかりと明記し、
主賓であるということを自覚して頂くことに努めましょう。

 

もちろん予定を抑える必要がありますので、案内そのものを出すことが
日程ギリギリになってしまわないように。また、参加者が少なくならない
ように頑張って集めるのも、幹事の仕事と心得て下さい。

 

そして送別会の日程は、退職日に合わせること。感動的な送別会の後、
何日も一緒に仕事しなくてはならない日程などだと、しらけてしまいます
よね。

 

その辺りのバランスをうまくとって立ち回るのも、幹事の仕事と思って
頑張って下さいね。

 

あとこちらも大切なことですが、あくまでも本人から会費を頂いては
いけません。参加者で割って下さい。もし本人から費用についての
お尋ねがあったりしても、「主賓ですので、費用は結構です」ときっぱり
と返事することが大切です。

 

これらも含めて、主賓から何か質問されることがないような段取りが必要
です。簡潔に内容をまとめて、本人には伝えるように努めましょう。

 

 

 

 

まとめ

 

会社の送別会は、あくまでも仕事上の関係で開催するという社内行事です。

 

ビジネスマナーを抑えるとともに、しっかりと感謝の気持ちも伝わる
送別会を開催出来るよう、幹事さんは気遣いが必要です。

 

送る側も送られる側も、かけがえのない時間に出来るよう、良い送別会
が開催出来ると良いですね。

 

幹事さん、応援してますよ!

 

 

 

 

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