歓送迎会を欠席するには理由が必要?返信はメールでも良いの?

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シーズンにもなれば毎年開催される歓送迎会。

 

ただ諸事情あって出来ればあまり出席したくない・・・なんてこともあるでしょう。

 

ただこれをそれなりに大事な行事と位置付けている場合もあって、なかなか簡単に行かない場合もありますよね。

 

歓送迎会をスマートに欠席するにはどうすれば良いのでしょうか。

 

 

 

 

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歓送迎会を欠席するには理由が必要?

 

本当の理由はどうあれ、歓送迎会を欠席するにはそれなりの理由が必要です。

 

 

当然、この歓送迎会のあとも人間関係が続くということを考えればなおのこと、あまり角を立てない理由があれば歓送迎会の欠席そのものは特に問題ないでしょう。

 

つまりは、相手にとっても欠席が納得しやすい理由が必要です。

まして会社などの社内行事になってしまっていれば尚更ですが、欠席をする方にも欠席を認める方にもマナーが必要ですので、双方を思いやる気持ちになれるようなやりとりにするべきですよね。

 

「絶対参加しなくてはいけないのか?」とか「拘束時間外のことをとやかく言われる必要はない」などという気持ちが伝わると、基本的な人間関係としては穏やかなものではなくなってしまいます。

 

露骨に強制するようなことも近年ではあまりなくなっているとは思いますが、他の参加者はそれなりに万障繰り合わせて参加の運びになっているはずですので、やはりそこには欠席者としてのマナーをきちんとして、事情を説明する必要があるのは大人のたしなみとも言えますね。

 

 

 

 

 

ということで、欠席者が伝えるべき内容としては、

 

①歓送迎会そのものに誘ってくれたことに対する感謝の気持ち
②どうしても参加できない理由があるということをきちんと伝えること、参加出来ないということに対して謝意をきちんと見せる事。

 

理由はどうあれ、これらは最低限伝えるべきマナーです。

 

欠席する側がきちんと気を遣う事、幹事さんや参加者側に迷惑をかけない、ということが絶対条件です。

 

どうあれ「参加できないもんは仕方ない」のような態度にならないよう、しっかり気持ちを伝えるよう努力することが大切ですので、そのために伝えるべき内容と言葉には十分注意するようにしましょう。

 

 

 

 

歓送迎会に欠席したい場合、返事はいつまでに?

 

歓送迎会があると聞いて、出席するのか欠席するのかを決めるまでにそれほど日にちはかからないでしょう。

 

基本的には、何事も出欠席は早く返事した方が良いのは間違いありません。

 

幹事側からしてみれば席の準備もありますし、店や会場との打合せをする上でも大切な情報となります。

 

つまり、会を仕切る方たちにとってみればあなたが参加するかどうかは大変重要ですので、早めの返事は言うまでもありません。

 

どのような案内が来ていてどのように返事するのかによって内容こそ異なりますが、伝えなくてはならないことは同じこと。

 

やった人ならわかりますが、こういうのを仕切るのは結構大変です。

まして会費がどうとか、出席者の人数によって飲料代が・・・などとやっているとどれが仕事かわからなくなるレベルになったりします。

 

ですので、幹事さんのためにもここは早めの返事が良いでしょう。

 

そしてその後、本人にも伝えます。
もちろん本人が会の開催を知ってからとなりますが、相手が目上だろうが目下だろうが、これはきちんと直接伝えるのが良いでしょう。

 

あと、ケアするべきなのはお金の件。

 

自分が欠席することを伝えることで全体の費用が一人分少なくなるなら問題ありませんが、よくあるのは主賓の参加費用を全員で割ることが多いので、もしそれであれば一人当たりの支払い分は必ず負担することです。

例えば皆からプレゼントなどがある場合も同様。こういう話は幹事側からは話しにくいことでもあるので、欠席者の側から伝える必要があります。

 

 

 

 

歓送迎会の欠席をメールで伝えるのは失礼?

 

例えばそもそもの歓送迎会の案内がメールで来ていて、それに対する返信をするのであれば、出席でも欠席でもメールで返信することそのものが特に失礼には当たりません。

 

むしろその場合、メールでの出欠席が幹事側にとっては都合が良いものなのでしょうから、あくまでもメールで返信することが幹事側の作業軽減に繋がるということも考え、あえてメールで返信することが良いでしょう。

 

 

ただ基本的なビジネスシーンでの鉄則として、メールを送れば済むということばかりでもないはずです。

 

歓送迎会を欠席するということに対しては、やはりお詫びの気持ちを持つことが大切ですので、あくまでも相手に対して伝えるべきは誠実な対応です。

 

作業として、または手順として要件を伝える必要があるという意味でのメールは取り急ぎ送る分には問題ありません。

 

ただ、大切なことはそれで終わりにしないこと。

 

いくらメールでお詫びを伝えたからと言ってそれだけでなく、直接お話出来る方が大切です。

 

反対に言えば、直接話が出来れば特にメールも必要ありません。

 

幹事さんにも主賓の方にも、歓送迎会は欠席だけど気持ちはあるのだ、という事を伝えることは非常に大切ですので、気を付けましょうね。

 

 

 

 

まとめ

 

基本的には、やはり職場の歓送迎会であれば出来る限り出席することをおすすめします。

 

もちろん、個人的に好きではないとか、積年の恨みとか、色々あるでしょう(笑)。

 

と言っても、それでも参加すれば礼節がしっかりした人だ、ということを認めてくれる人が必ずいます。

 

それでも欠席する場合は、気持ちだけでもお伝えするよう心がけて下さいね。

 

 

 

 

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