社会人のマナーとしての電話は重要!もしもしはNG?OKな時間帯は?

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ビジネスのマナーって色々とありますよね。

 

若者がビジネスマナーを把握していない、という話がありますがそれは
知らないから、ということです。

 

何となく昔の人たちは普段の生活にあったものを、よりビジネスシーンでは
丁寧にすれば何となくやって来れました。

 

が、最近はそうは行かないようです。

 

今日は、社会人としてビジネスでのマナーについてまとめてみました。

 

 

 

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社会人としてのマナーは電話に表れやすい

 

特に社会人として大切にすべきマナーの中に、電話の応対ということが
挙げられます。

 

これは、電話のマナーの中にはいろんな要素が含まれているため、社会人と
してそれらをきちんと勉強しているのか、対応を準備してあるのかが問われ
ます。

 

 

 

そしてその電話のマナーがきちんと教育された社会人が働いているのかどうか
は、その会社そのものの常識も問われかねない、大切なことです。

 

特に社会人になって働くようになると、毎日さまざまな用件で電話はかかって
来ます。そしてその一件一件の電話の内容が想定されるものばかりではなく、
対応の仕方も色々でそれをするには社会人としてのマナーももちろんですが
会社の中での対応をも知っていなければなりません。

 

そしてそれらに自分では対応できない時にはどうするのか、誰かに代わって
もらう時は電話口でどう告げるのかなど、本当に色々な対応が必要です。

 

たまたま電話に出てしまった社員の対応がどうかによって、その後のビジネス
に大きく影響を及ぼすことも少なくありませんし、初めて話をする相手となれ
ばなおのこと、顔の見えないコミュニケーションというのは相手の真意が測り
にくいので、より電話というのは注意が必要なのです。

 

我々のようなオジサン世代は、もともと生まれた時から家に電話があって、
家族それぞれにかかってくるのでそれなりに相手がどうあれ丁寧な対応を
教えられてきたものです。反対に言うと個人の携帯電話などなかったので、
電話と言えば家族の誰かに知らない人からかかって来る、というものだった
し、そのおかげで最低限の電話のマナーくらいは覚えさせられたものです。

 

そこから考えると今の若い人は、そもそも友人とのコミュニケーションでも
携帯電話を使って本人に直通の電話をかけ、間に誰かを介するようなことを
したことが少ないでしょうから、そういう意味では慣れていませんよね。

 

私の周りにも、電話の応対でびっくりさせるような若手社員は確かにいます。

 

どうあれ、電話のマナーの根本にあるものは、

「顔の見えないコミュニケーション」

であるということです。

 

 

 

 

社会人としてのマナーで電話でもしもしは失礼?

 

電話と言えば「もしもし」

 

これはオジサンも若者も同じですよね。

 

ただ基本的な社会人のマナーとしては、電話で「もしもし」と言うのは
NGです。

 

もともと「もしもし」というのは、「申す申す」という意味の略語になります。
「申す」と言うのは本来丁寧語にはなるのですが、ビジネスの中では言葉を
略すことそのものがNGになり、失礼にあたります。

 

電話の中での話す言葉として、社会人になったら「もしもし」は使わない
のがマナーとなります。

 

「もしもし」ではなく、「はい」と短く簡潔にキビキビと受け答えする方が
印象が良いのは間違いないですし、何よりもこういうマナーは知っているのか
否かを問われることが多いので、いつも他の言葉を用意して、「もしもし」と
使わないようにしましょう。

 

それ以外にも受け答えのマナーはいくつかあります。

 

かかってきたら必ず3コール以内で出ること

 

社会人のマナーとしてこれは大切です。が、仕事が忙しくて出られないことも
あります。
そんな時はまず電話に出たら「お待たせしました。」とはじめに伝えると良い
でしょう。

 

掛ける時は、必ずまず初めに名乗ること

当然ですが、相手よりまずこちらから名乗るよう心がけましょう。
そしてもし相手が不在の場合、基本的にはこちらからかけ直すのが良いですが、
もし相手側からかけ直してもらう場合は丁重にお礼を伝えることも大切です。

 

「ながら電話」をしない

他事をしたりしながら電話の応対をするのはやめましょう。
電話する声に出たり、音に出たり、何より気持ちが集中できないことは必ず
相手に伝わります。

 

笑顔で話す

これも相手に伝わりますし、マナー以前に気持ちを伝えるには一番です。
笑顔を作って話す言葉のトーンは相手に良い印象を与えるので、意識しましょう。

 

 

切るときは静かに、相手が切ってから。

 

なるべく相手が先に切ってから受話器を置くのが望ましいのですが、それで
なくとも、会話が終わってから一息ついてから電話のフックを押して、その後
ゆっくりと受話器を置くようにしましょう。

 

いずれにしても基本は「顔の見えないコミュニケーションである」ということ
を忘れないようにしましょう。顔が見えない分、その他の色々なマナーには
敏感になるものです。

 

気持ちで誠意を忘れないようにしましょうね。

 

 

 

社会人としてのマナー、電話する時間帯は?

 

まずは社会人のマナーとして、

 

「相手の身になる」

 

ということが重要です。

 

朝、出勤してすぐにかかってくるような電話は何事か、とびっくりもしますし
反対に遅くなってからの電話も、他の電話が立て込んでいる時間帯です。

 

昼どきなら昼食で不在のことも多いでしょうし、あとは日頃の取引の中で
忙しい時間、会議やミーティングの時間など把握されているスケジュールなど
もあるはずです。

 

どんな時間帯なら相手が電話を取りやすいのか、それを考えて電話をすること
そのものが社会人としてのマナーになります。

 

就業時間外であればもちろんNGですが、就業時間内の電話であったとしても
相手が働く姿を想像しながら電話を出来るようになると社会人として信用され
る電話が出来るはずです。

 

今、あなたが掛けた電話に相手がどう出るのか、細かく想像出来るようにする
のが一番のマナーとなるでしょう。

 

 

 

まとめ

 

社会人としてのマナーってたくさんありますが、電話というのはそれらの要素
をたくさん含んでいて、逆に言えば電話のマナーがきちんとしていれば他の
ビジネスマナーもその延長線上にあると言えそうです。

 

まずは社会人としての電話のマナーを抑えられるよう、一度考えてみては
いかがでしょうか。

 

新社会人、頑張ってくださいね!

 

 

 

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