ビジネスのマナーとして電話やメールの返信に必要なことは?

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近年ではビジネス上でお客さんとのコンタクトに電話やメールは欠かせ
ませんよね。

 

また、最も相手とのやり取りの部分になる電話やメールは、ビジネスのマナー
が試されるところでもあります。

 

電話についてのビジネスのマナーについては、コチラも参考になりますが
メールについてもビジネス上で気をつけるべきことをまとめてみましたので
参考にしてみて下さい。

 

 

 

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ビジネスのマナー、電話やメールで大切なのは?

 

まず大前提として、連絡手段をメールにすべきか電話にすべきかというのが
あります。

 

基本的にはどちらも一長一短、メリットもデメリットもあります。
言うなればこういうことの使い分けがうまく出来ると、ビジネスマナーを心得
てるよね、という評価に繋がりやすいのも事実です。

 

 

 

例えば電話の特徴として、

・文字通り話が早く、結論まで時間がかからない。
・相手の反応がわかりやすい。

 

という長所がある一方で、

 

・相手の時間に合わせなければいけない。
・いつでもどこでも、というわけにはいかない。
・細かな内容を伝えるのには不向き。

 

というデメリットもあります。反対にメールだと

 

・送るタイミングを気にする必要がない。気付いたら送ることが出来る。
・画像やイラスト、レポートなど参照してもらいやすい。
・履歴が残るので後から確認が出来る。
・複数の相手に同じ内容を送ることが出来る。

 

というメリットがありますが、

 

・相手がいつ読んだのかわからず、緊急性に欠ける。
・内容について相手がどう受け止めたのかがわかりにくい。
・細かなニュアンスなどが伝わりにくい。
・コミュニケーションそのものが簡素になり過ぎる。

 

 

これを見るとわかると思いますが、まさしく電話とメールで得意分野が違い
ます。つまり、状況に応じて使い分けるのがベスト、さらに言うならどちら
も使うと相手にとっては助かることが多いのは私の経験上、言えることです。

 

そして大切なのは、感情のやり取りをする場合。

 

例えば謝罪などは会ってするのが一番なのは言うまでもありませんが、その
ためのアポイントを取るような場合、少なくとも未だ謝罪する前の、ご迷惑
をかけた状態でのやり取りであるのであれば、そこは間違いなくメールより
も電話するのが良いでしょう。
当然ですが、相手の状況を良く考え、都合の良さそうな時間に掛けるのは
大切なことです。

 

 

 

 

ビジネスのマナー、メールする時に気を付けること

 

先程もお伝えしましたが、やはりまずはメールの特性を理解することが
大切です。ビジネスの中でメールのやり取りは特にマナーが大切なうえ、
いつまでも相手の手元に残ってしまうため、より注意が必要です。

 

時間を問わずに送ることが出来て、画像やデータなども参照してもらい
やすいというメリットは非常に大きなものですが、反面、いつ届いて
読んでもらえたのかわからなかったり、メールを受け取った相手がどう
感じたのかが把握出来なかったり、もっと言えばそもそもメールという
やり取り自体がさっぱりし過ぎていて人間関係を築きにくい、ということ
もあります。

 

 

とはいえ、うまく使えるならこれほど便利なものもありません。

 

と考えるのであればやはりメールは伝達手段としてではなく、あくまでも
+αという位置づけが良いでしょう。

 

特に大事な要件などの場合はメールだけで連絡するのは危険です。
緊急性を要するもの、頼みごと、謝罪などは言うまでもなく電話の方が
良いでしょうし、重要な確認事項などは、メールを送った上で確認の電話
を入れ、見てもらったかどうかの確認、内容を共有出来ているかの確認を
しておくのが良いでしょう。

 

ビジネス上で使用するメールでは、基本的に以下について抑えた上で送る
のがマナーです。

 

①宛先
②書き出し
③自己紹介
④用件
⑤結び
⑥署名

 

これらを順に入れていくことが大切です。

 

 

〇〇産業株式会社
営業部 △△様

いつも大変お世話になっております。

株式会社◆◆◆の山田です。

この度は〇月〇日開催の弊社の展示会にお越し頂きまして、本当に
ありがとうございました。

ご紹介させていただきました×××という商品につきましては、
弊社としても開発に2年という月日を費やして完成度を高めた自信
作でございます。

御社の業務の中でも多大なメリットを感じて頂ける完成度となって
おりますので、どうか一度導入のご検討を頂けましたら幸いです。

また一度、商品の詳細につきましてご説明に上がらせて頂きます。

どうか今後とも、何卒末永いお付き合いの程、宜しくお願い申し上げます。

*************************************
株式会社◆◆◆
営業部 山田太郎

〒000-0000
東京都○○区○○1-2-3
TEL00-0000-0000
FAX00-0000-0000

**************************************

 

 

当然と言えば当然ですが、日ごろ友人や親しい人との間でやり取りする
ようなメールとは違いますので、絵文字や(笑)などは使用厳禁です。
たとえビジネス上のメールであっても親しくなった間柄の場合は多少
柔らかい文面になるのはマナー上問題ありませんが、やはりビジネス
であるという前提を忘れないようにしましょう。

 

 

 

ビジネスでのマナー、メールの返信で気を付けること

ビジネス上でメールを送る場合、先ほどお話したような内容のテンプレート
で送ればマナー上は何の問題もありません。ただこれも電話と同じで、
こちら側から送る場合はこちらのペースで送ることが出来ますが、受け取る
側になった場合には、やはりそれなりのマナーがあります。

 

基本的に、用件欄は変えない

普通メールを受け取って返信する場合、そのままだと件名に「Re:」と
なりますよね。基本的には来たメールに対する返信をするのがマナーなので

受け取った内容の返信を、件名を変えずにする

というのが基本となります。

 

 

なるべく早く返信する

メールを受け取って開封確認などない場合、相手にとってみればこのメール
を読んだかどうかすらわかりません。もちろんすぐに返答出来るような場合
はすぐに返答出来ると良いでしょうし、返答に時間のかかる場合などはまず
メールを受け取った旨を返信するのが良いでしょう。
「この件につきましては、追ってまたご返信差し上げますので、宜しくお願い
致します。」などと書ければ相手も受け取ったことがわかります。

 

 

 

必ず返信する

例えば、内容についてはほぼ電話などで話がついていて、確認事項などとして
メールを受け取ったような場合でも、基本的にはメールを受け取った以上、
何かしら返すというのがマナーです。

 

「メール受け取りました。」「内容につきましては承知致しました。」など
簡単でも構いませんので、「もらいっぱなし」にならないよう、注意しましょう。

 

 

 

まとめ

今や電話と並んでメールはビジネスでも不可欠な時代です。
ただ直接リアルタイムでのやり取りにならないこともあるため、やはりその
内容についてはきちんとマナーを守ることが大切です。

 

しっかりとした仕事や人間性を伝える意味でも、ビジネス上のマナーはよく
理解しておきたいですね。

 

 

 

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